2008-02-22

有效的会议

关键字: 会议 效率
两个小时,整整两个小时,十个人在一起谈了三件小事情,而这三件小事情本来只需要花五分钟相互沟通一下就可以了.

你会问,那剩下的时间在干什么?其实也不多:
1.空谈.谈一些将来的事情,可能会发生也可能永远不会发生.我们应该如何如何去解决这些问题.OMG,现在的问题都解决不完,将来的问题更是无从谈起.
2.争论.为现在存在的问题争论,为将来可能存在的问题争论,而且没有结论.
3.跑题.不断地偏离主题,只有一个人谈了一句跑题的话就已经让人无法接受,刚才至少有三次跑题,每次至少十分钟.更糟糕的是让人想不起来刚才是谈到哪里了.

事实上会议是我主持召开的,但也不能强制某个话题停止讨论,只能拼命引导大家朝既定的方向走.失望是有一些的,但生活还是要继续,不是吗?我制定了主题,决定要在半个小时内结束会议,结果却是两小时.

我想我需要汲取的教训是:
开会前准备要充分.开会前要做好很多准备工作,订好会议室,检查所需要的设备是否正常工作,最重要的是拟订会议的主题并分发给参加者,好让大家在开会前就做好准备,不要在会议上才开始思考.还要让大家知道我们只有半个小时时间,不要迟到,不要乱扯.

引导会议.如果会议一旦跑题一次,你很难保证不会有第二次?怎么才能让会议不要第二次跑题呢?答案是:不要让第一次发生..主动引导会议朝正确的目标前进,始终让会议的主题摆在每个人的面前.不要怕花费一点油墨和纸张,一旦发生跑题产生的成本足够你买十次会议的油墨和纸张.不过,一旦出现了跑题,应该立刻停止,回到正题上来.

迅速得出结论,不要拖延.在适当的时候结束讨论,不要为无谓的争论浪费时间和生命.如果得不出结论,就没有必要再谈,如果可以得出结论,那么也没有必要再谈下去.行动迅速,不要拖延,对每个人都有好处.没有结论的会议是没有意义的,同时也伤害大家对会议的观点.本来是想解决问题的,结果浪费时间和精力,从而抗拒任何会议.

有针对性地讨论.每句话都要有其目的,一句费话都不要有.那么这就要求我们对任何问题都要先有个方案才开始讨论,方案不是在会议上想出来的.没有人有时间等着你在会议上发呆.有了具体的方案,讨论就会更有针对性,也更有效,甚至迅速得到必要的结论.

我这是我的心得,我还需要更多更有效的方式.你愿意和我分享吗?
评论
1314520ln 2008-04-03
其实最难的就是引导技术人员发话了..作技术的普遍性格都比较保守..不是很会说话...所以让他们开金口都比较难...

我就是个例子~~ 不过我的思维会一直跟着会议内容走...
wufan0023 2008-03-17
寄生虫 写道
我们项目组每天都有例会，在下午5点开始，5点20结束，大概就是说明一下今天的工作情况，明天的安排，或者是今天遇到的难题，这样还是比较好的。随便吹吹牛，放松一下心情，反正5点之后几乎没几个人能安心工作的了（我们5点30下班）。

PS:会间我都是在用手机写工作日志，哈哈。

和我们差不多，有效的沟通还是有好处的。有很多工作进度都可以讲的很清楚，团队心里都明白，所以问题就会减少的多。特别是新同事能了解项目中的问题和进度。
adapt2050 2008-03-15
开一个有准备的会，开一个有主持人的会，开一个有时间限制的会。
jessonq 2008-03-12
每天早上会开一个碰头会，谈谈今天的安排，小组成员都围成一圈，关键是站着开会，而不是坐着。
celine 2008-03-07
IBM的强项就是以正确的废话来卖咨询费，价格还挺高得
没有效率的不是会议的内容和过程，而是会议本身就是个没有效率消耗资源的事
原来一条流程大部分角色都是个人，现在都是Team，一个T怎么做决定，开会啦
反正会议就是这么多起来的

gigix 写道
ada_li_li 写道
有一位在华为做总监的同学, 说当时华为请了IBM专家帮华为做咨询, 他印象很深的是, 一位专家告诉他: 会议不是大家会面, 讨论问题, 会议的召开是要通过决定.

我对这套理论印象很深.工作者开会根本不是让大家去讨论问题的, 需要讨论的事情应该在会下充分沟通过, 而在会议上主要目的是让决定通过.

会议需要主席,或支持人, 就是为了截住一些人的废话与跑题.

这些原则固然都是对的，然而，太泛泛，以致于实施起来很费劲
最典型的例子，华为普遍的现象，到现在仍然开会很没效率
XP怎么做的？SCRUM怎么做的？
把你需要的各种会议都定义出来，给你一组practices，你就在这些时候以这些方式开这些会，其他的会就不要开
所以这些方法的适用范围小，但可操作性更强
gigix 2008-03-07
ada_li_li 写道
有一位在华为做总监的同学, 说当时华为请了IBM专家帮华为做咨询, 他印象很深的是, 一位专家告诉他: 会议不是大家会面, 讨论问题, 会议的召开是要通过决定.

我对这套理论印象很深.工作者开会根本不是让大家去讨论问题的, 需要讨论的事情应该在会下充分沟通过, 而在会议上主要目的是让决定通过.

会议需要主席,或支持人, 就是为了截住一些人的废话与跑题.

这些原则固然都是对的，然而，太泛泛，以致于实施起来很费劲
最典型的例子，华为普遍的现象，到现在仍然开会很没效率
XP怎么做的？SCRUM怎么做的？
把你需要的各种会议都定义出来，给你一组practices，你就在这些时候以这些方式开这些会，其他的会就不要开
所以这些方法的适用范围小，但可操作性更强
samuelray 2008-03-07
引用
会议的召开是要通过决定

会议的目的就是通过讨论做出决定,讨论是必要的.如果只是通过决定,没必要召开,在公告板上公布就行了.
这个问题应该从两方面考虑,既要讨论也要做出决定,重点在于会议的主题是什么.
ada_li_li 2008-03-07
有一位在华为做总监的同学, 说当时华为请了IBM专家帮华为做咨询, 他印象很深的是, 一位专家告诉他: 会议不是大家会面, 讨论问题, 会议的召开是要通过决定.

我对这套理论印象很深.工作者开会根本不是让大家去讨论问题的, 需要讨论的事情应该在会下充分沟通过, 而在会议上主要目的是让决定通过.

会议需要主席,或支持人, 就是为了截住一些人的废话与跑题.
寄生虫 2008-03-06
有一点我不太明白的是，这种非正式的小例会，为什么一天不开，第二天还要补上？完全打乱了我的工作思路
老肥羊 2008-03-02
寄生虫 写道
我们项目组每天都有例会，在下午5点开始，5点20结束，大概就是说明一下今天的工作情况，明天的安排，或者是今天遇到的难题，这样还是比较好的。随便吹吹牛，放松一下心情，反正5点之后几乎没几个人能安心工作的了（我们5点30下班）。

PS:会间我都是在用手机写工作日志，哈哈。

晨会和夕会都可以接受,但我觉得控制点15分钟内会比较好:)
寄生虫 2008-03-02
我们项目组每天都有例会，在下午5点开始，5点20结束，大概就是说明一下今天的工作情况，明天的安排，或者是今天遇到的难题，这样还是比较好的。随便吹吹牛，放松一下心情，反正5点之后几乎没几个人能安心工作的了（我们5点30下班）。

PS:会间我都是在用手机写工作日志，哈哈。
老肥羊 2008-03-01
chgyan 写道
samuelray 写道
引用
3.杜绝领导个人秀，个别领导表演欲望太强。

严重同意!


呵呵，我想知道如何能够更好的引导技术人员发言。俺不想说，可是没别人说。


有一点建议

1. 尽量的让每个技术人员都有发表自己意见的机会,但给予每个人有限制的时间
2. 要有技巧的引导话题,把会议控制在一个范围内,必要的时候可以使用公司给予的权力
3. 请尽量采用已有的办法解决问题,某人说过一句话,世界上解决问题的办法一共就几十种,不是搬来搬去就是套来套去:)(我很欣赏这句)
老肥羊 2008-03-01
samuelray 写道
两个小时,整整两个小时,十个人在一起谈了三件小事情,而这三件小事情本来只需要花五分钟相互沟通一下就可以了.

你会问,那剩下的时间在干什么?其实也不多:
1.空谈.谈一些将来的事情,可能会发生也可能永远不会发生.我们应该如何如何去解决这些问题.OMG,现在的问题都解决不完,将来的问题更是无从谈起.
2.争论.为现在存在的问题争论,为将来可能存在的问题争论,而且没有结论.
3.跑题.不断地偏离主题,只有一个人谈了一句跑题的话就已经让人无法接受,刚才至少有三次跑题,每次至少十分钟.更糟糕的是让人想不起来刚才是谈到哪里了.

事实上会议是我主持召开的,但也不能强制某个话题停止讨论,只能拼命引导大家朝既定的方向走.失望是有一些的,但生活还是要继续,不是吗?我制定了主题,决定要在半个小时内结束会议,结果却是两小时.

我想我需要汲取的教训是:
开会前准备要充分.开会前要做好很多准备工作,订好会议室,检查所需要的设备是否正常工作,最重要的是拟订会议的主题并分发给参加者,好让大家在开会前就做好准备,不要在会议上才开始思考.还要让大家知道我们只有半个小时时间,不要迟到,不要乱扯.

引导会议.如果会议一旦跑题一次,你很难保证不会有第二次?怎么才能让会议不要第二次跑题呢?答案是:不要让第一次发生..主动引导会议朝正确的目标前进,始终让会议的主题摆在每个人的面前.不要怕花费一点油墨和纸张,一旦发生跑题产生的成本足够你买十次会议的油墨和纸张.不过,一旦出现了跑题,应该立刻停止,回到正题上来.

不要拖延.在适当的时候结束讨论,不要为无谓的争论浪费时间和生命.如果得不出结论,就没有必要再谈,如果可以得出结论,那么也没有必要再谈下去.行动迅速,不要拖延,对每个人都有好处.

有针对性地讨论.每句话都要有其目的,一句费话都不要有.那么这就要求我们对任何问题都要先有个方案才开始讨论,方案不是在会议上想出来的.没有人有时间等着你在会议上发呆.有了具体的方案,讨论就会更有针对性,也更有效,甚至迅速得到必要的结论.

我这是我的心得,我还需要更多更有效的方式.你愿意和我分享吗?

神游问题是所有技术人员在讨论问题的时候的一个通病.

引一段话,可能会给大家一些建议:

爱丽斯:请问我如果才能到我想要的地方去?
猫:那么请问您想去哪里呢?
爱丽斯:我想我去哪里都无所谓
猫:那么您往哪个方向走都没有关系
爱丽斯:但我还是想知道我如何才能到我想要的地方去?
猫:只要您走足够长的时间,就可以到达您想要的地方去.

在很多的时候,技术人员在讨论问题的时候的思维方式就像爱丽斯和猫的对话,也许本身并不知道自己想要到哪里去,但如果思维足够广阔并且思维了足够长的时间的话,总能找到某一个答案或者自己感兴趣的东西.

有一种办法叫做15分钟会议,对于经常有冗长会议的话团队或公司来说.
chgyan 2008-02-27
samuelray 写道
引用
3.杜绝领导个人秀，个别领导表演欲望太强。

严重同意!


呵呵，我想知道如何能够更好的引导技术人员发言。俺不想说，可是没别人说。
samuelray 2008-02-26
引用
3.杜绝领导个人秀，个别领导表演欲望太强。

严重同意!
stevenwang 2008-02-25
开会这个事情，应该多多向日本客户学习。
1.事先做议题，内部出个结论
2.跟上级领导汇报，没有必要一屋子人嚷嚷。
3.杜绝领导个人秀，个别领导表演欲望太强。
jesse_55 2008-02-23
通病，共产党的会国民党的税 - 多！而且，每次花了n多小时开的会，最后在下班钟声的催促下草草结束，没结论没效果。

我们这边最惨，职位越高的人跳题越频烦，还不许打断！！

后来，我学精了，先小组内开会；小组会通常很快，有了初步的结论后，再找部门经理及老板开会，10多分钟，Yes or No? 为此，省了不少时间。希望能对你们开会有所帮助。
抛出异常的爱 2008-02-22
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